Diese Version enthält eine bedeutende Simoart Erweiterung zur Ausstellung von automatisch-generierten Rechnungen nach einem vorgegebenen Fakturierungsplan.
Die Automatische Fakturierung besteht aus mehreren Programmen die tieft in der Simoart integriert sind. Die Funktionen, die zur Verfügung gestellt werden, erledigen wichtige Aufgaben und werden teilweise ohne Zutun des Benutzers ausgeführt. Die komplette Anleitung zur Autofakturierung finden Sie hier.
Im Fakturierungsplan werden alle Kunden eingetragen, von welchen regelmäßige Rechnungen automatisch ausgestellt werden sollen - siehe Bild. Im oberen Abschnitt sind die Fakturierungspläne der einzelnen Kunden aufgelistet während im Unteren die Rechnungszeilen pro Plan.
Im Simoart-Programm laufen mehrere Hintergrundprozesse zur Überwachung der Automatischen und Elektronischen Fakturierung. Eines dieser Prozesse kümmert sich um die Benachrichtigung so bald neue Fakturierungsaufträge fällig werden. Der Prozess checkt die Daten 3 mal am Tag und jedenfalls beim Start der Simoart. Ein Beispiel einer solchen Benachrichtigung sehen Sie im Bild
Fakturierungsaufträge enthalten alle relevanten Daten für die Fakturierung und dienen als Quelle für die automatische Ausstellung der Rechnungen. Fakturierungsaufträge werden mit der Funktion "Erstelle neue Aufträge" mit Datum "Nächste Aufträge Fälligkeit" erstellt - siehe Bild.
Diese Funktion untersucht alle Fakturierungspläne nach den nächsten Fälligkeiten - diese können auch mehr als eine sein. Die Anzahl Fälligkeiten hängt von der Vorwarnung in Tage ab, die im Fakturierungsplan gesetzt wurde.
Die Rechnungen werden normalerweise automatisch in einem Hintergrundprozess ausgestellt.
Dies hängt von der Einstellung "Automatische Ausstellung der Rechnungen aktivieren" ab. Wenn Sie diese Option nicht anklicken, müssen Sie die Automatische Fakturierung hier selbst ausführen.
Hinweis: bevor die Automatische Fakturierung ausgeführt wird, ist es in jedem Fall empfehlenswert die Erstellung der Rechnungen auf Fehler zu überprüfen, indem Sie die Funktion "Automatische Fakturierung testen" präventiv ausführen.
Hier sehen Sie das Beispiel des Fakturierungstests mit den obigen Daten. Der Testdurchlauf überprüft die Korrektheit der Daten für die Fakturierung, ignoriert aber Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Der Test kann für mehrere Fälligkeiten (Fakturierungsdatums) auf Fehler überprüft werden. In jedem Fall können das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer nur am Fakturierungsdatum überprüft werden.
Im Beispiel sehen sie die Warnungen "Kunde xxx, Datum tt.mm.yyyy. Rechnung wurde vordatiert", welche in diesem Kontext korrekt ist, da der Test die Rechnungen mit einem zukünftigen Datum (25.06.2023) im Bezug zum heutigen Datum (03.06.2023) ausstellt.
Wie bereits erwähnt, wird die Automatische Fakturierung normalerweise in einem Hintergrundprozess ausgestellt. Das gibt uns die Sicherheit, dass die Rechnungen jedenfalls am Fälligkeitsdatum ausgestellt werden. Voraussetzung für die korrekte Ausführung dieser Aufgabe ist, dass das Simoart-Programm immer läuft. Dieser Prozess checkt die Fakturierungsaufträge 3 mal am Tag und jedenfalls beim Start der Simoart. Sehen Sie in der Folge das Beispiel einer Automatischen Fakturierung ausgeführt vom Hintergrundprozess für die Fälligkeit vom 31.05.2023.
Alle Aufgaben, die vom Hintergrundprozess ausgeführt werden, sind in einer Protokoll-Datei festgehalten. Diese Protokoll-Datei kann jederzeit abgerufen werden.
Wie bereits erwähnt, mit der Autofakturierung erfolgt die Ausstellung der Rechnungen zum angegebenen Fakturierungsdatum automatisch in einem Hintergrundprozess der Simoart. (In Wirklichkeit gibt es auch die Möglichkeit die Automatische Fakturierung manuell auszuführen).
In jedem Fall erhalten Sie von der Simoart eine Benachrichtigung über die noch zu versendende Elektronische Rechnungen, sodass Sie die Ausstellung der neuen Rechnungen nicht übersehen können.
Nach der Ausstellung der Rechnungen müssen die elektronischen Rechnungen jedenfalls dem SDI übermittelt werden. Für diese Aufgabe bringt die Autofakturierung keine Neuheiten. Neuheiten gibt es in der Folge, und zwar bei der Übermittlung der PDF-Dateien an die Kunden. Sehen Sie in der Folge die nacheinander ausgeführten Schritte nach dem Klick auf "Crea fatture XML"
Beachten Sie die neue Spalte "PDF" zur Kontrolle der PDF-Dateien Übermittlung. Beachten Sie auch dass eventuelle Fehler in der Übermittlung der PDF-Dateien, nicht zum Abbruch der Gesamtaufgabe führt. Es wird explizit hingewiesen, dass die Übermittlung der PDF-Dateien jederzeit wiederholt werden kann (mit Klick auf "Invio PDF a Clienti").
In Folge der Autofakturierung wurde die neue "RID SDD-Lastschriften" Funktion im Programm Fälligkeiten hinzugefügt. Damit können für alle Kunden mit Zahlungsart "RID Dauerauftrag" die SEPA-Lastschriften (SEPA Direct Debit, kurz SDD) an die Bank übermittelt bzw. im Programm der Bank importiert werden. Zur Erinnerung: die Zahlungsart des Kunden wird in den Kunden-Stammdaten, im Reiter Finanzdaten-Verarbeitungen, im Feld Zahlungskodex eingestellt.
Im Programm Fälligkeiten (Kartei -> Fälligkeiten) sehen Sie den neuen Reiter "RID SDD-Lastschriften". In der Folge wird die neue Funktion kurz erläutert.
Für die SEPA-Lastschriften werden einige Informationen benötig, die in der Folge genauer erläutert sind
Mandats Nummer: dieser Wert wird von der Vertragsnummer des Fakturierungsplan übernommen. Setzten Sie also die Vertragsnummer dementsprechend.
Mandats Datum: dieser Wert wird vom Startdatum des Fakturierungsplan übernommen. Setzten Sie also das Startdatum dementsprechend.
Schuldner Art: dieser Wert wird von der Simoart automatisch gesetzt. Dazu wird das Feld MwSt-ID der Kunden Stammdaten verwendet: Kunden mit MwSt-ID = PRIVAT werden als Privatperson "COR" eingestuft, während alle anderen als Geschäftskunden "B2B" betrachtet werden.
Sequenz: dieser Wert wird vom Feld RID-Sequenz des Fakturierungsplan übernommen. Wenn die RID-Sequenz im Fakturierungsplan fehlt, wird als Standard die "OOFF" Sequenz vorgeschlagen. Dieser Wert kann jedenfalls kurzfristig vor Erstellung der SEPA-Lastschriften hier geändert werden - siehe Bild.
Fälligkeit Datum: dieses Datum wird in Bezug auf das Rechnungsdatum gesetzt. Der Einstellungswert "RID - Zahlung Fälligkeit" in Tage dient zu diesem Zweck - siehe Einstellungen weiter oben.
IBAN: der IBAN-Kodex wird aus den Kunden Stammdaten gelesen. Sollte er fehlen, wird die Erstellung der SEPA-Lastschriften unterbrochen. Der IBAN-Kodex wird nicht auf formelle Richtigkeit kontrolliert.
Die RID SDD-Lastschriften werden beim Laden der Rechnungen erzeugt und das nur für Rechnungen für welche noch keine Lastschrift erstellt wurde.
Wenn Sie die RID SDD-Lastschriften ein zweites mal generieren möchten, benützen Sie einfach die Option "ignoriere RID-erstellt" - siehe Bild.
Mit "Erstelle Excel-Datei der RID SDD-Lastschriften für die Bank" wird eine Excel-Datei generiert und im Ordner "Ordner der RID Excel-Dateien" der Einstellungen abgelegt. Die Namensgebung der Datei ist automatisch und folgt folgendem Schema: "RID" + Jahr_Monat_Tag_Stunde_Minute.
Nachdem die Automatische Fakturierung Hintergrundprozesse verwendet um ihre Aufgaben auszuführen, sind Protokolle über die Tätigkeiten im Hintergrund unerläßlich. Hier können Sie nachschlagen was, wann und wie automatisch erstellt worden ist - siehe Bild.
Wenn Fehler bei der Ausführung der verschiedenen Aufgaben auftreten wie zum Beispiel Rechnung ausstellen, PDF-datei erzeugen und elektronische XML Rechnung erstellen, ist die Protokollierung der einzige Weg, die Fehler ausfindig zu machen.
Die Abfrage der "Dati Ordine Acquisto" bei der Erstellung der elektronischen Rechnungen wird nun durch das Anklicken der Option "Abilita immissione codici CUP e CIG" für alle Typen von Kunden aktiviert - siehe Bild. Bisher war diese Eingabe nur für Kunden der öffentlichen Verwaltung möglich.
Die Datenabfrage bei der Erstellung der elektronischen Rechnungen für öffentliche Verwaltungen wurde erweitert: folgendes Feld ist dazugekommen
Nach der letzten Änderung ergeben sich folgende Kombinationen: "Numero dell'ordine di acquisto" ist immer erfordert, während wenigstens eines der Felder "Codice CUP" bzw. "Codice CIG" angegeben werden muss - siehe Bild.
Seit der letzten Änderung Im Mahnungsprogramm, sind die Funktionen hinter den Ikonen "verschoben". Diese Fehlfunktion wurde behoben - siehe Bild.
In Folge verschiedener Unsicherheiten von Seiten der Benutzer beim Anlegen von neuen Preislisten in der Simoart, wurde die Benützeroberfläche für die Funktion "Neue Preise" überarbeitet.
Simoart speichert für jeden Artikel 3 Preise: Laufende, Vorperiode und Vorvorperiode. Die Funktion "Neue Preise" legt in der Tat eine neue Periode an und eliminiert demzufolge die Vorvorperiode.
Nachdem der Simoart-Postausgang mit der Zeit immer mehr Einträge enthält und demzufolge immer langsamer ladet, wurde das Laden der Emails standardmäßig auf das letzte Jahr begrenzt - siehe Bild. Die Auswahl des Zeitraums kann jederzeit geändert und mit "neu Laden" abgerufen werden.
Dokumentende.