Immer häufiger werden Geschäftsdokumente im PDF Format erzeugt und mittels Email versendet. Deshalb wurde Simoart mit der Automatisierung dieser Aufgabe erweitert. Mit einem Klick im Druckprogramm, wird das PDF Dokument erzeugt und anschließend mit einem vorgespeicherten Textbaustein als Email gesendet.
Geschäftsdokumente mit PDF-Emailversand
Hier im Beispiel das Druckprogramm der Bestellungen.
Hinweis:
Die Funktion wird in allen Druckprogrammen mit diesem 
Knopf unterstützt.
Eine neue Option ermöglicht das Drucken und Senden einer Bestellung als
Auftragsbestätigung. Diese Option wurde speziell für Webshop Betreiber erstellt.
Voraussetzung für die automatische Erzeugung der PDF Dokumente in Simoart, ist die Installation des PDFCreator Programms in der Version 1.3.2. Da eine bestimmte Version verlangt wird, haben wir das Download auf simo.it/Downloads bereitgestellt. Es werden hier ein paar Hinweise zur Installation von PDFCreator angeführt.
Klicken Sie PDF Architect aus (wird nicht benötigt).
Antivirus Programme können unter Umständen den InstallManager als Virus einstufen: schließen Sie diese Meldung.
Wenn Sie keine Emails mit Simoart verschicken möchten, können Sie die folgenden
Absätze überspringen.
Ansonsten fahren Sie mit den
Email Einstellungen fort. Das Programm rufen Sie vom Hauptmenu -> Emails ->
Email Texte auf.
Als Nächstes sollten Sie die wichtigsten Textbausteine speichern. Dazu klicken einfach im Raster Email Texte. Dieses Fenster wird auch beim automatischen Emailversand angezeigt.
Bei leerem Fenster klicken Sie auf "Standardtext erstellen" um eine Vorlage zu erhalten. Beachten Sie dass die Textsprache mit der Sprache des Kunden kombiniert wird. Zur besseren Lesbarkeit wird beim Klick auf einer Textzelle der dementsprechende Text im unteren Fensterteil angezeigt, den Sie hier auch abändern können.
Nachdem Sie diesen Knopf geklickt haben, erscheint ganz kurz ein Meldung
während der Erstellung des PDF Dokumentes und anschließend das Email Texte
Fenster, wie im Beispiel. Die Auswahl des Textbausteines erfolgt nach
Dokumenttyp und Kundensprache. In dieser Situation können Sie:
Alle versendeten Emails werden gespeichert und können jederzeit aufgerufen werden. Dazu wählen Sie Emails -> Postausgang vom Hauptmenu.
Gesendete Email können nach Datum, Empfänger oder Dokumenttyp gewählt werden. Hier sehen Sie im Hintergrund die Liste der gesendeten Emails und im Vordergrund eine - durch Doppelklick - geöffnete Email. Jede Email kann nochmals gesendet werden; dabei können Sie die Email unverändert oder an einem anderen Empfänger oder mit geändertem Text nochmals senden.
In Betrieben mit mehreren Arbeitsplätzen kann der Emailversand auf jedem Computer erfolgen. Sie brauchen kein eigenes Email Programm um die Emails zu versenden - es genügt der PDFCreator. Um die PDF Anhänge von jedem Arbeitsplatz abrufen zu können, sollte der Stammordner der PDF Dokumente auf den Server festgelegt werden. "\\{Server}\Simoart_pictures\PDF Dokumente" ist eine gute Wahl.
Ferner benötigen Sie für die Arbeitsplätze mit Emailversand kein Antivirus Programm.
Problem: nachdem Sie den PDFCreator in Simoart verwenden, erscheint nicht mehr das Dialogfenster zum Speichern der Pdf Datei und das Pdf Dokument wird auch nicht mehr anschließend angezeigt
Ursache: Simoart verändert die Einstellungen, sodass der PDFCreator mit einem vorgegebenen Dateinamen das Pdf Dokument automatisch speichert
Lösung: ändern Sie die PDFCreator Einstellungen (unter Drucker -> Einstellungen) wie im folgenden Beispiel. Eine bessere Lösung ist das Verwenden eines anderen kostenlosen Pdf Programms
Entfernen der Einstellung 'Automatisches Speichern'.
Problem: beim Versenden von Emails erhalten Sie einen Fehler vom Typ "Das System kann die angegebene Datei nicht finden"
Ursache: die Pdf Datei ist noch nicht erstellt worden: der PDFCreator hat seine Arbeit noch nicht abgeschlossen. Der Computer ist sehr langsam.
Lösung: warten Sie, und versuchen es nochmals.
Aktualisierung der Mehrwertsteuer Tabelle
Bisher wurde die Mehrwertsteuertabelle bei jedem Simosoft Update durch die neueste Tabelle der Simoart Distribution ersetzt. Dadurch wurden zwar neue Einträge der MwSt.Tabelle übernommen und obsolete Einträge gelöscht, doch gleichzeitig geänderte Einträge überschrieben.
Da dieses Verhalten nicht allen Kundenbedürfnissen entspricht, werden nun neue Einträge übernommen, doch Bestehende nicht mehr überschrieben und Obsolete nicht mehr gelöscht!
Verarbeitungen Offene Posten
Das Sortieren nach verschiedenen Spalten der offenen Posten wird nun auch im Druck berücksichtigt
Die Einstellung "Offene Posten: nur offene Bestellungen-Ausgaben anzeigen" wird nun korrekt im Programm Offene Posten übernommen
Anpassung der Dokumentzeilentabelle bei Größenveränderung des Hauptfenster
Bei Größenveränderung des Hauptfenster von Bestellungen, Auftrag-Transportdokumente und Rechnungen wird nun das Feld (Produkt) Beschreibung automatisch in der Größe angepasst. Die Anpassung nach Kodex (Artikeleingabe - Texteingabe) wurde eliminiert.
Preislistendruck
Im Preislistendruck wurden nur 4 von den 5 im Preislistenlayout vorgesehenen Seiten gedruckt. Korrigiert.
Simosoft Update Service
Sollte das Simosoft Update zweimal ausgeführt werden müssen, so wird nun die Installation ohne ein erneutes Download gestartet.
Simosoft Lizenzen
Die Meldung "ungültige Lizenzverlängerungs Nummer: Lizenz ungültig!" bedeutet daß die Lizenzverlängerung mehr als 420 Tage beträgt. In diesem Fall, erfordern Sie eine neue Lizenzverlängerung an.
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